I. Chức năng
Tham mưu, giúp Ban giám hiệu trong công tác quản lý, kiện toàn tổ chức bộ máy; quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức, người lao động; đảm bảo thực hiện đúng và kịp thời các chế độ chính sách của Nhà nước đối với viên chức; thực hiện công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự trong Trường.
Giúp Ban giám hiệu tổ chức, điều hành toàn bộ các hoạt động hành chính trong phạm vi toàn trường. Tổ chức giao dịch hành chính, trao đổi thông tin giữa Ban giám hiệu với các cơ quan khác và giữa Ban giám hiệu với các đơn vị, cán bộ viên chức (CBVC) và sinh viên trong trường; Đồng thời thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác kế hoạch của Trường.
Tham mưu cho Ban Giám Hiệu trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường; quản lý và giám sát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa – vật kiến trúc, hệ thống điện – nước – điện thoại; quản lý các phòng học, cảnh quan môi trường; theo dõi, quản lý mua sắm, xử lý tài sản, công cụ và vật liệu phục vụ cho giảng dạy, học tập trong trường.
II. Nhiệm vụ
1. Công tác Tổ chức – Cán bộ
– Xây dựng tổ chức, bộ máy trong trường theo phân cấp quản lý.
– Thành lập mới, sáp nhập, chia tách các đơn vị trong Trường theo quy hoạch tổng thể và theo đề án đã được phê duyệt.
– Tham mưu xây dựng vị trí việc làm trong toàn Trường.
– Đề xuất việc xây dựng, hướng dẫn thực hiện các nội dung về tổ chức tuyển dụng, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ công chức, viên chức và người lao động trong Trường.
– Đề xuất việc xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện các quy hoạch về đội ngũ giảng viên trong Trường
– Thực hiện thủ tục bổ nhiệm chức danh, xếp lương phó giáo sư và giáo sư (nếu có) đối với các trường hợp đã được công nhận đạt chuẩn theo quy trình thủ tục hiện hành.
– Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo lương (phụ cấp ưu đãi, phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo, phụ cấp chức vụ…) ; về bảo hiểm xã hội (hưu trí, ốm đau, thai sản, tử tuất, tai nạn lao động…)
– Quản lý và hoàn thành các thủ tục trong các công tác xét duyệt danh hiệu nhà giáo (nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú) và các hình thức xét tặng Kỷ niệm chương.
– Quản lý và đề xuất xét tôn vinh giảng viên, viên chức và người lao động có nhiều đóng góp cho Trường.
– Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của công chức, viên chức, người lao động trong Trường, bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng công chức, viên chức, người lao động theo quy định.
2. Công tác Hành chính
– Tổ chức chỉ đạo công tác văn thư của trường (công văn đến, công văn đi, phân phối, hướng dẫn và kiểm tra qui cách các văn bản, theo dõi việc thực hiện, lưu trữ,…).
– Dự thảo báo cáo (Báo cáo Tổng kết năm học, báo cáo quý, báo cáo tháng, báo cáo Bộ, Báo cáo UBND tỉnh,…) của trường theo yêu cầu của BGH. Tổng hợp và thực hiện báo cáo giao ban của trường.
– Tổ chức giao dịch hành chính, trao đổi thông tin giữa Ban giám hiệu với các cơ quan khác và giữa Ban giám hiệu với các đơn vị, cán bộ viên chức (CBVC) và sinh viên trong trường.
– Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác kế hoạch của Trường.
– Theo dõi và cấp giấy giới thiệu, công lệnh, v.v…
– Tổ chức, quản lý, theo dõi công tác bảo vệ anh ninh, trật tự, an toàn cơ quan, phòng chống mất mác tài sản công và tài sản của công chức, viên chức, người lao động, sinh viên trong phạm vi Trường.
– Chủ trì xử lý các vụ việc xảy ra trong Trường: tổ chức bảo vệ hiện trường, thu thập tài liệu và xử lý những việc cấp bách trong phạm vi chức năng được giao, đồng thời nhanh chóng báo cáo Ban Giám hiệu và cơ quan chức năng có liên quan.
– Tổ chức, quản lý đội bảo vệ và đội phòng cháy chữa cháy của Trường. Quản lý hệ thống camera an ninh trong khu vực Trường
3. Công tác Quản trị – Thiết bị
– Công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường theo phân cấp quản lý.
– Tham gia các hội đồng tư vấn về quản lý nhà đất, mua sắm trang thiết bị, công tác đấu thầu,..
– Quản lý trên sổ sách toàn bộ tài sản nhà trường ở tất cả các nguồn vốn, bao gồm : đất đai, nhà cửa – vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ – dụng cụ, vật tư; có trách nhiệm lưu trữ và gìn giữ các hồ sơ, bản thiết kế, bản vẽ hoàn công các công trình xây dựng mới và sửa chữa lớn. Lưu trữ và cập nhật thường xuyên các giấy tờ có liên quan nhà đất, máy móc thiết bị,…
– Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa nhà cửa – vật kiến trúc theo phân cấp của Ban Giám hiệu. Phối hợp với các đơn vị trong Trường lập kế hoạch và thực hiện mua sắm máy móc thiết bị theo đúng quy định của Nhà nước.
– Thanh toán các khoản mua sắm vật tư … phục vụ cho giảng dạy, thực tập của các đơn vị trong trường; Phối hợp với các đơn vị kiểm tra việc sử dụng hoá chất, dụng cụ thí nghiệm theo định mức đã ban hành.
– Phối hợp với các Phòng chức năng trang bị cấp đồ bảo hộ lao động theo tiêu chuẩn; Tư vấn mua sắm – lắp đặt, quản lý – sửa chữa – bảo trì các thiết bị phòng cháy và chữa cháy (PCCC) và giám sát việc thực hiện Quy định PCCC trong toàn Trường.
– Quản lý và đề xuất phương án quy hoạch trồng cây xanh, thảm cỏ, vệ sinh trong khuôn viên Trường. Công tác khánh tiết phục vụ các Hội nghị, các ngày Lễ, Tết …
– Quản lý sử dụng và có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về điện – nước – điện thoại trong Trường. Lập kế hoạch phương án xây dựng mới, tư vấn lắp đặt, giám sát thi công các công trình cải tạo và nâng cấp hệ thống điện – nước – điện thoại trong trường hoạt động có hiệu quả và tiết kiệm.
– Tổ chức kiểm kê hằng năm, và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách tăng giảm tài sản; phối hợp phòng chức năng lập kế hoạch thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng; Theo dõi việc cập nhật, ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại đơn vị; Từng bước tin học hoá việc quản lý tài sản.
– Bảo quản tốt các phương tiện dạy học, trang thiết bị nội thất. Thường xuyên theo dõi và kịp thời sửa chữa, bảo trì những tài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế.
– Quản lý Ký túc xá và nhà khách của trường.
